MOVING GUIDE
辦公室搬遷指南：物品清點、設備及搬遷流程
重點解答
由統籌人、座位編號到設備交收，將辦公室搬遷拆成可核對的工作，避免人員、資料及物品各自失聯。
先指定統籌人及各項負責人
由一位統籌人集中與搬運公司及兩邊管理處溝通，再分配文件、電腦、傢俬及新址準備的負責人。每項工作都要有完成日期和確認方式，避免部門各自更改搬運清單。
先確認租約交接、裝修驗收及新辦公室可使用日期。把必須持續運作的部門和可以暫停的工序分開，再決定一次搬完或分批搬遷；服務時段及安排須事前確認。
按區域清點，不只計算辦公桌數量
清單應涵蓋桌椅、文件櫃、影印機、儲物架、會議設備、茶水間用品及已裝箱文件。大型或精密設備另外拍照，列明型號、尺寸及已知重量，讓團隊評估搬運方式。
- 保留、棄置及存倉物品以不同標記區分
- 鎖匙、門禁卡及櫃鎖由指定同事管理
- 機密文件封箱編號，指定交收人而非公開寫出內容
- 新增或取消物品後同步更新同一份清單
IT、網絡及專業設備先安排分工
搬運設備不等於包括備份、斷電、拆接及重新設定。由 IT 或設備供應商確認資料備份、關機次序、運輸鎖定及到場測試，再與搬運團隊安排交接。
新址的電力、網絡、機櫃及接線位置應先確認。伺服器、UPS、電池及特殊設備要另行申報種類、重量與環境要求，不能按普通紙箱或辦公桌理解服務範圍。
用平面圖及座位編號安排落貨
在新辦公室平面圖標示區域、房間及座位編號，紙箱與傢俬使用相同編號。標籤至少貼在一個側面，避免堆疊後只能看見箱頂而無法識別。
搬遷前核對貨用升降機尺寸、載重、預約時段、停車安排及出入證要求。由貨車落貨到座位的整段路線都要考慮，包括平台、斜路和不同樓層之間的轉運。
分批點收，留下復工緩衝
先點收必需設備、機密文件及主要工作區，再處理備用品和一般文件。由各負責人按編號核對物品，若有缺件或外觀異常，拍照記錄並即時交統籌人跟進。
搬運完成後仍需安排網絡、設備及辦公區測試，不能把貨物到齊當作所有系統已可復工。預留整理及測試時間，並確認舊址有沒有遺留物品、清拆或交吉工作。
常見問題
辦公室搬遷最先要做甚麼？
先指定統籌人，確認新舊址可用日期，再按部門和區域清點物品，將 IT、文件及傢俬工作分配給明確負責人。
電腦和伺服器搬運包括拆線及設定嗎？
不能自動當作包括。備份、關機、拆接、設定及測試由誰負責，須在搬運前與 IT、供應商及公司確認。
機密文件應該點標籤？
使用箱號及指定交收人，電子清單另外保存；箱外不公開寫出敏感文件內容，並由相關負責人核對交收。
可否分批搬或安排不同時段？
先交代必須持續運作的部門及大廈時段限制，由公司按物品量、路線和檔期確認可否安排及如何報價。
物品送到就可以立即復工嗎？
物品到齊不等於網絡及設備已可運作。仍要預留接駁、測試及工作區整理時間，再由各負責人確認。