MOVING GUIDE
办公室搬迁指南：物品清点、设备及搬迁流程
重点解答
由统筹人、座位编号到设备交收，将办公室搬迁拆成可核对的工作，避免人员、资料及物品各自失联。
先指定统筹人及各项负责人
由一位统筹人集中与搬运公司及两边管理处沟通，再分配文件、电脑、家私及新址准备的负责人。每项工作都要有完成日期和确认方式，避免部门各自更改搬运清单。
先确认租约交接、装修验收及新办公室可使用日期。把必须持续运作的部门和可以暂停的工序分开，再决定一次搬完或分批搬迁；服务时段及安排须事前确认。
按区域清点，不只计算办公桌数量
清单应涵盖桌椅、文件柜、影印机、储物架、会议设备、茶水间用品及已装箱文件。大型或精密设备另外拍照，列明型号、尺寸及已知重量，让团队评估搬运方式。
- 保留、弃置及存仓物品以不同标记区分
- 锁匙、门禁卡及柜锁由指定同事管理
- 机密文件封箱编号，指定交收人而非公开写出内容
- 新增或取消物品后同步更新同一份清单
IT、网络及专业设备先安排分工
搬运设备不等于包括备份、断电、拆接及重新设定。由 IT 或设备供应商确认资料备份、关机次序、运输锁定及到场测试，再与搬运团队安排交接。
新址的电力、网络、机柜及接线位置应先确认。伺服器、UPS、电池及特殊设备要另行申报种类、重量与环境要求，不能按普通纸箱或办公桌理解服务范围。
用平面图及座位编号安排落货
在新办公室平面图标示区域、房间及座位编号，纸箱与家私使用相同编号。标签至少贴在一个侧面，避免堆叠后只能看见箱顶而无法识别。
搬迁前核对货用升降机尺寸、载重、预约时段、停车安排及出入证要求。由货车落货到座位的整段路线都要考虑，包括平台、斜路和不同楼层之间的转运。
分批点收，留下复工缓冲
先点收必需设备、机密文件及主要工作区，再处理备用品和一般文件。由各负责人按编号核对物品，若有缺件或外观异常，拍照记录并即时交统筹人跟进。
搬运完成后仍需安排网络、设备及办公区测试，不能把货物到齐当作所有系统已可复工。预留整理及测试时间，并确认旧址有没有遗留物品、清拆或交吉工作。
常见问题
办公室搬迁最先要做甚么？
先指定统筹人，确认新旧址可用日期，再按部门和区域清点物品，将 IT、文件及家私工作分配给明确负责人。
电脑和伺服器搬运包括拆线及设定吗？
不能自动当作包括。备份、关机、拆接、设定及测试由谁负责，须在搬运前与 IT、供应商及公司确认。
机密文件应该点标签？
使用箱号及指定交收人，电子清单另外保存；箱外不公开写出敏感文件内容，并由相关负责人核对交收。
可否分批搬或安排不同时段？
先交代必须持续运作的部门及大厦时段限制，由公司按物品量、路线和档期确认可否安排及如何报价。
物品送到就可以立即复工吗？
物品到齐不等于网络及设备已可运作。仍要预留接驳、测试及工作区整理时间，再由各负责人确认。